مدارک لازم برای اپلای خارج از کشور از دانشگاهی به دانشگاه دیگر و حتی از برنامه‌ای به برنامهٔ دیگر فرق می‌کند؛ اما فهرست اصلی تقریباً در همه جا یکی است: مدارک تحصیلی و ریزنمرات، گواهی زبان، پاسپورت، رزومه، انگیزه‌نامه و گاهی توصیه‌نامه. بیشترین سردرگمی دربارهٔ ترجمهٔ رسمی، کپی تأییدشده و اپوستیل است. در این راهنما یک چک‌لیست عمومی می‌بینید و نمونه‌هایی از آنچه DAAD، uni-assist، McGill، دانشگاه تورنتو و TUM در صفحات رسمی خود گفته‌اند؛ پیش از ترجمه یا تأیید هر مدرک، قاعدهٔ دقیق دانشگاه مقصد را بخوانید.
خلاصه در یک نگاه
- هیچ فهرست جهانی وجود ندارد؛ هر دانشگاه و حتی هر برنامه فهرست خودش را دارد و همان معتبر است.
- قاعدهٔ ترجمه متفاوت است: DAAD برای پذیرش دانشگاهی کپی و ترجمهٔ تأییدشده میخواهد، ولی برای بورسیه‌های DAAD در مرحلهٔ درخواست ترجمهٔ تأییدشده لازم نیست.
- uni-assist فقط فایل PDF میپذیرد، ارسال پستی لازم نیست و ترجمهٔ انگلیسی یا آلمانی از مترجم مجاز یا خود مؤسسهٔ صادرکننده میخواهد.
- نسخهٔ اصلی به زبان مبدأ را همراه ترجمه نگه دارید؛ McGill و دانشگاه تورنتو هر دو ترجمه را به‌تنهایی کافی نمی‌دانند.
- اپوستیل فقط در صورت درخواست صریح دانشگاه لازم است؛ ایران و افغانستان در جدول وضعیت HCCH به‌عنوان عضو کنوانسیون ثبت نشده‌اند.
چک‌لیست مدارک لازم برای اپلای
فهرست زیر جمع‌بندی ISA از اقلامی است که در صفحات رسمی نمونه‌ها دیده می‌شود. همهٔ برنامه‌ها همهٔ این‌ها را نمیخواهند و ممکن است موارد دیگری هم بخواهند.
| مدرک | توضیح | نمونهٔ منبع رسمی |
|---|---|---|
| مدرک پایانی تحصیلی و ریزنمرات | دانشنامه و ریزنمرات کامل همهٔ دوره‌ها؛ در برخی دانشگاهها در مرحلهٔ درخواست نسخهٔ غیررسمی کافی است و نسخهٔ رسمی پس از پذیرش خواسته می‌شود | McGill؛ SGS دانشگاه تورنتو؛ uni-assist |
| گواهی زبان | آزمون و حداقل نمرهٔ مورد نیاز را هر برنامه تعیین می‌کند؛ DAAD در فهرست مدارک «کپی تأییدشدهٔ گواهی زبان» را آورده است | DAAD؛ صفحهٔ برنامهٔ مقصد |
| پاسپورت | نسخهٔ صفحهٔ مشخصات و عکس؛ DAAD فهرست مدارک پذیرش آلمان را شامل کپی پاسپورت و یک عکس پاسپورتی می‌داند | DAAD |
| رزومه (CV) | TUM رزومهٔ به‌روز و جدولی با ماه و سال میخواهد؛ وقفه‌های بیش از سه ماه پس از پایان مدرسه را می‌توان با برچسب (مثل gap year) مشخص کرد | TUM |
| انگیزه‌نامه یا SOP | طبق شرایط برنامه؛ راهنمای انگیزه‌نامه در ISA | TUM؛ Harvard GSAS؛ Berkeley |
| توصیه‌نامه | تعداد و روش ثبت به برنامه بستگی دارد؛ راهنمای توصیه‌نامه در ISA | McGill؛ SGS تورنتو |
| مدارک تکمیلی | مثلاً نمونهٔ کار، پورتفولیو یا پروپوزال پژوهشی برای دکتری؛ راهنمای اپلای دکتری در ISA | صفحهٔ برنامه |
برای اسناد نوشتاری ببینید: انگیزه‌نامه، توصیه‌نامه، بیانیهٔ شخصی، رزومه و برای دکتری اپلای دکتری.
راهنمایی ایسا: توصیهٔ ISA: برای هر دانشگاه یک فایل چک‌لیست جدا بسازید (مدرک، قالب فایل، مهلت، نیاز به ترجمه، وضعیت ارسال) و پیش از آغاز ترجمه‌ها فهرست رسمی را از صفحهٔ همان برنامه یا پورتال کپی کنید.
ترجمهٔ رسمی و کپی تأییدشده: دانشگاهها چه می‌گویند؟
این مهم‌ترین بخش جدال بین قوانین است. ترجمهٔ «رسمی» چه کسی را میپذیرد؟ کپی «تأییدشده» یعنی چه؟ پاسخ در هر نهاد فرق می‌کند، و برخی نهادها در مراحل مختلف (درخواست و پس از پذیرش) قاعدهٔ متفاوت دارند.
| نهاد | ترجمه | کپی و نسخهٔ اصلی |
|---|---|---|
| DAAD – پذیرش در دانشگاه‌های آلمان | فقط کپی‌ها و ترجمه‌های رسمی تأییدشده؛ برخی دانشگاهها مدارک انگلیسی و فرانسه را هم می‌پذیرند | گواهی کپی تأییدشده؛ تأیید می‌تواند مثلاً از سفارت آلمان در کشور خودتان گرفته شود و هزینه دارد |
| DAAD – درخواست بورسیه | اگر مدرک به آلمانی یا انگلیسی نیست باید ترجمه شود، اما ترجمه برای مرحلهٔ درخواست لازم نیست تأییدشده باشد و خودتان می‌توانید آن را تهیه کنید | در مرحلهٔ درخواست کپی تأییدشده لازم نیست؛ DAAD حق دارد بعد از انتخاب مثبت مدارک تأییدشده بخواهد |
| uni-assist | ترجمه به آلمانی یا انگلیسی؛ مترجم مجاز به ترجمهٔ سوگندی یا قابل‌پذیرش در دادگاه، یا بخش مجاز مؤسسهٔ صادرکننده. اگر مدرک به آلمانی یا انگلیسی صادر شده، ترجمه لازم نیست | مدارک به زبان اصلی همراه ترجمه بارگذاری می‌شود؛ هر مدرک فقط یک‌بار |
| McGill (تحصیلات تکمیلی) | ترجمهٔ انگلیسی یا فرانسوی توسط مؤسسهٔ صادرکننده یا مترجم تأییدشده | نسخهٔ اصلی به زبان مبدأ هم باید بارگذاری شود؛ ترجمه به‌تنهایی کافی نیست. در مرحلهٔ درخواست نسخهٔ غیررسمی بارگذاری می‌شود و پس از پذیرش نسخهٔ رسمی خواسته می‌شود |
| دانشگاه تورنتو (SGS) | ترجمهٔ انگلیسی تأییدشده برای مدارک غیرانگلیسی و غیرفرانسوی؛ مترجم باید تأییدشده باشد | اصل و ترجمه هر دو لازم است؛ نسخهٔ رسمی پس از پیشنهاد پذیرش و فقط مستقیم از مؤسسه به دانشکده؛ رونوشت‌های الکترونیکی که متقاضی بفرستد پذیرفته نمی‌شود |
| TUM (دکتری) | برای مدارک غیرآلمانی و غیرانگلیسی ترجمهٔ رسمی پیشنهاد شده است | جزئیات کپی تأییدشده در صفحهٔ مراحل نیامده؛ از Graduate Center بپرسید |
قانون رسمی: این جدول نشان می‌دهد چرا نباید یک ترجمه را «برای همه جا» آماده کرد. DAAD برای پذیرش دانشگاهی و برای بورسیه‌اش دو قاعدهٔ متفاوت دارد؛ uni-assist قاعدهٔ سوم دارد.
نکات عملی (توصیهٔ ISA)
- قبل از هزینه کردن برای ترجمه، از دانشگاه یا برنامه بپرسید کدام نوع ترجمه را میپذیرد؛ هرجا قاعدهٔ «مترجم مجاز» ذکر شده، تعریف مجاز بودن را هم بپرسید.
- مترجمی که در کشور مبدأ مجاز یا رسمی است ممکن است برای برخی دانشگاهها کافی باشد و برای برخی نه؛ این را بدون تأیید دانشگاه فرض نکنید.
- ترجمه را کامل بگیرید (شامل مهر و توضیحات و هر آنچه پشت مدرک است) تا با اصل بخواند؛ اگر دانشگاه ترجمهٔ تحت‌اللفظی خواست، به همان شکل سفارش دهید.
- نام‌ها را با املای پاسپورت هماهنگ کنید و تاریخ‌های شمسی را فقط به همان صورتی که در سند هست و همراه معادل میلادی ترجمه کنید.
اپوستیل و تأیید مدارک (Legalisation)
اپوستیل گواهی واحدی است که مقام صلاحیت‌دار محل صدور سند عمومی صادر می‌کند و طبق کنوانسیون ۱۹۶۱ لاهه در میان کشورهای عضو جای تأیید سنتی (legalisation) را می‌گیرد؛ این فرایند در صفحهٔ رسمی HCCH «اغلب طولانی و پرهزینه» توصیف شده است. اما اپوستیل فقط وقتی لازم است که دانشگاه یا مقام مربوط صریحاً بخواهد؛ در صفحاتی که برای این مقاله بررسی کردیم (DAAD، uni-assist، McGill، SGS و TUM) اپوستیل به‌عنوان شرط عمومی مرحلهٔ درخواست ذکر نشده بود.
طبق جدول وضعیت رسمی HCCH که در تاریخ ۲۶ اکتبر ۲۰۲۶ مشاهده شد، ایران و افغانستان در فهرست اعضای کنوانسیون اپوستیل نیستند؛ فهرست همیشه ممکن است تغییر کند. اگر دانشگاه مقصد مدارک «تأییدشده» یا «اپوستیل‌دار» خواست، مشخص بپرسید دقیقاً چه تأییدی و از چه مرجعی مدنظر است. هر دانشگاه و کشور روند خودش را دارد و ما در این مقاله روند اجرایی دقیقی ادعا نمی‌کنیم.
مهم: تأیید یا مهر اضافی به‌صورت خودسرانه هزینه و زمان می‌برد. پیش از آغاز هر مرحلهٔ رسمی، درخواست دانشگاه را کتبی و دقیق دریافت کنید.
نسخهٔ دیجیتال، قالب فایل و مهلت‌ها
بیشتر دانشگاهها در مرحلهٔ درخواست اسکن می‌خواهند. چند نمونهٔ رسمی از جزئیات فنی:
- uni-assist: فقط PDF؛ حداکثر ۱۰ مگابایت برای هر فایل؛ نیازی به ارسال پستی نیست.
- TUM: همهٔ مدارکی که خودتان می‌سازید (مثل رزومه و انگیزه‌نامه) باید PDF و با اندازهٔ A4 باشند؛ فونت Times New Roman یا Arial، اندازهٔ ۱۲، حاشیهٔ ۲ سانتی‌متر و فاصلهٔ خطوط ۱٫۵.
- SGS تورنتو: رونوشت‌های الکترونیکی که متقاضی ارسال کند پذیرفته نمی‌شود؛ مدرک رسمی باید مستقیم از مؤسسه به دانشکده برسد.
- McGill: در درخواست نسخهٔ غیررسمی؛ پس از پیشنهاد پذیرش، مدرک رسمی.
مهلت‌ها هم متفاوت است. برای آلمان، DAAD میگوید معمولاً درخواست‌های ترم زمستان از اوایل ماه مه تا ۱۵ ژوئیه و ترم تابستان از اوایل دسامبر تا ۱۵ ژانویه است و دانشگاه‌های خصوصی ممکن است مهلت دیگری داشته باشند. بسیاری از دانشگاهها مهلت خودشان را در وب‌سایت اعلام می‌کنند. اگر پردازش مدارک توسط uni-assist لازم باشد، حدود چهار تا شش هفته را برای پردازش در نظر بگیرید و حدود هشت هفته پیش از مهلت درخواست دهید؛ جزئیات در راهنمای uni-assist.
مدارک مربوط به ایران و افغانستان در uni-assist
uni-assist برای برخی کشورها صفحهٔ ویژه دارد. در این صفحات (طبق بررسی ما در ۲۶ اکتبر ۲۰۲۶):
- افغانستان: مدرک پایان دبیرستان به‌همراه ریزنمرات و، در صورت وجود، مدرک دانشگاهی به‌همراه ریزنمرات؛ ترجمه و کپی تأییدشده در آن صفحه ذکر نشده است.
- ایران: فقط یک یادداشت دربارهٔ تبدیل نمره برای مدارک کاردانی و کارشناسی؛ مدارک لازم در آن صفحه فهرست نشده و به بخش برنامه‌ریزی درخواست ارجاع شده است.
TU Berlin (دانشگاه فنی برلین) در صفحهٔ ارشد با مدرک خارجی هم میگوید متقاضیان هند، چین، ویتنام و ایران ممکن است الزامات ویژهٔ کشوری داشته باشند. بنابراین پیش از آماده‌سازی، صفحهٔ کشور و صفحهٔ رشتهٔ مقصد را کنار هم بخوانید.
مراحل پیشنهادی برای آماده‌سازی مدارک
- فهرست دقیق مدارک هر برنامه را از صفحهٔ رسمی یا پورتال دانشگاه استخراج کنید.
- مدارک اصلی را از دانشگاه یا مدرسه درخواست کنید (ریزنمرات رسمی، گواهی پایان تحصیل) و نیاز به مهر، امضا یا کد تأیید را بپرسید؛ uni-assist میگوید مدرک باید رسمی باشد، یعنی امضا و مهر مؤسسه، ارجاع به صدور خودکار یا کد تأیید داشته باشد (ممکن است الزامات دیگری هم باشد).
- بپرسید ترجمه چه شکلی لازم است و چه کسی می‌تواند انجام دهد؛ سپس ترجمه را سفارش دهید.
- فایل‌ها را بر اساس قالب دانشگاه اسکن کنید و نام‌گذاری مرتب داشته باشید.
- گواهی زبان را با تاریخ اعتبار بررسی کنید؛ برای نمونه‌های رسمی آزمون و نمره به صفحهٔ برنامه مراجعه کنید.
- نقش مدارک مکمل مثل توصیه‌نامه و انگیزه‌نامه را زودتر آغاز کنید.
- همهٔ فایل‌ها را قبل از مهلت بارگذاری و وضعیت را پیگیری کنید.
اگر هنوز دانشگاه یا کشور نهایی نشده است، فهرست دانشگاه‌های ISA و مقالهٔ پذیرش مقطع تحصیلات تکمیلی نقطهٔ شروع خوبی‌اند.
اشتباهات رایج
- ترجمه یا تأیید پیش از خواندن قاعدهٔ دانشگاه؛ هزینه‌ای که شاید لازم نبود.
- بارگذاری ترجمه بدون نسخهٔ اصلی به زبان مبدأ؛ McGill و SGS هر دو اصل را هم می‌خواهند.
- فایل ناقص: uni-assist میگوید مدرک را کامل و با ریزنمرات بارگذاری کنید.
- نام یا تاریخ ناهماهنگ در پاسپورت، ریزنمره و گواهی زبان.
- از دست دادن مهلت: uni-assist میگوید مدارک بعد از مهلت در نظر گرفته نمی‌شود.
- استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی برای ساختن مدارک در جایی که ممنوع است (TUM).
اگر نمی‌دانید برای کدام دانشگاه چه مدارکی لازم است، می‌توانید با مشاورهٔ ISA گفت‌وگو کنید.
پرسش‌های پرتکرار
آیا برای همهٔ دانشگاهها ترجمهٔ رسمی لازم است؟
نه. DAAD برای پذیرش دانشگاهی ترجمهٔ رسمی تأییدشده میخواهد، ولی برای درخواست بورسیهٔ DAAD ترجمه لازم نیست تأییدشده باشد. uni-assist مترجم مجاز یا بخش مجاز مؤسسهٔ صادرکننده را میپذیرد. McGill و SGS هم قواعد خود را دارند. همیشه قاعدهٔ دانشگاه مقصد را بخوانید.
کپی تأییدشده چیست؟
یعنی کپی مدرک که یک مرجع رسمی آن را تأیید کرده است. DAAD میگوید این تأیید مثلاً از سفارت آلمان در کشور خودتان قابلدریافت است و هزینه دارد. اما همهٔ دانشگاهها آن را نمیخواهند؛ uni-assist در صفحاتی که بررسی شد دربارهٔ آن حرفی نزده است.
آیا باید مدارک را اپوستیل کنم؟
فقط در صورتی که دانشگاه یا مرجع مربوط صریحاً بخواهد. ایران و افغانستان در جدول وضعیت HCCH (در تاریخ بررسی ما) عضو کنوانسیون نیستند؛ پس اگر دانشگاه اپوستیل یا تأیید خواست، دقیقاً بپرسید چه تأییدی را قبول دارد.
ریزنمرات رسمی را از کجا بگیرم و آیا باید در پاکت دربسته ارسال شود؟
بستگی دارد. McGill و SGS تورنتو در مرحلهٔ درخواست نسخهٔ غیررسمی می‌پذیرند و پس از پذیرش مدرک رسمی می‌خواهند؛ SGS رسمی‌ها را مستقیم از مؤسسه میخواهد. uni-assist فقط بارگذاری PDF میخواهد و نیازی به ارسال پستی نیست.
چه مدت قبل باید مدارک را آماده کنم؟
پیشنهاد ISA این است که دستکم دو تا سه ماه پیش از مهلت شروع کنید، چون ترجمه، دریافت ریزنمره و گواهی زبان و گاه پردازش uni-assist (طبق uni-assist حدود چهار تا شش هفته و ترجیحاً هشت هفته پیش از مهلت) زمان میبرند.
منابع رسمی
- Application process — DAAD
- Important information for scholarship applicants — DAAD
- Educational certificates & translations — uni-assist
- FAQs: Apply online — uni-assist
- Info country by country: Afghanistan — uni-assist
- Info country by country: Iran — uni-assist
- Applying with a primary university degree from a foreign university — TU Berlin
- TUM style guide for application documents — Technical University of Munich
- Application Steps — TUM Graduate School
- Supporting documents (graduate applicants) — McGill University
- Frequently Asked Questions (FAQ) — School of Graduate Studies, University of Toronto
- Status table: Convention of 5 October 1961 (Apostille Convention) — HCCH
- Apostille Section — HCCH
اطلاعات این صفحه آموزشی و عمومی است؛ قوانین و مبالغ ممکن است تغییر کنند و ملاک نهایی همیشه صفحهٔ رسمی مرجع است.
عکس: НБУ фото، مجوز CC BY-SA 4.0، از ویکی‌مدیا کامنز
